Round-robin de leads: como distribuir contatos entre corretores sem briga interna

Toda imobiliária com mais de 3 corretores ativos esbarra no mesmo problema: como distribuir os leads que chegam de forma justa. As soluções típicas são todas ruins. Distribuição manual pelo gestor cria suspeita (“esse lead bom foi pro fulano de novo”). Fila estrita por ordem cronológica gera buraco se alguém está em férias. Atribuir pelo “melhor capacitado” pra cada caso vira critério subjetivo e desgasta a relação do time.

A distribuição automatizada por round-robin resolve isso eliminando o critério humano da decisão de roteamento — mas precisa ser implementada corretamente pra ser de fato justa em cenários reais. Aqui está como o Pyrgos faz isso, e o que você ganha trocando a planilha pelo algoritmo.

O problema clássico da distribuição manual

Quando o lead chega pelo formulário do site ou pela mensagem do WhatsApp, alguém precisa decidir pra qual corretor mandar. Em operações pequenas, essa decisão fica com o gestor, que tenta balancear:

Quem está com mais leads ativos
Quem fechou menos no mês
Quem é melhor pra aquele tipo de imóvel
Favoritismo (consciente ou não)

Tudo isso leva tempo, gera erro, e — o pior — cria a sensação de injustiça no time. Corretor que perde lead bom 2 semanas seguidas começa a desengajar. Em poucos meses, o turnover sobe e a operação racha.

E se você tem operação de plantão (fim de semana, feriados), o problema piora: o corretor que está de plantão recebe 100% dos leads do período, mesmo os que seriam roteados pra outras especialidades. Não dá pra escalar.

Como o round-robin “least-loaded first” funciona

A maioria das implementações ingênuas de round-robin usa fila cronológica: lead 1 vai pro corretor A, lead 2 pro B, lead 3 pro C, lead 4 volta pro A, e por aí vai. Funciona quando todos estão sempre disponíveis e processam na mesma velocidade — mas quebra na prática (corretor entra em férias, fica doente, está em visita longa).

O Pyrgos usa uma variação: least-loaded first com locking atômico. Em vez de uma fila estática, o sistema:

Lista todos os corretores ativos e disponíveis
Ordena por LeadsAssigned ascendente (quem tem menos leads recebe primeiro)
Reserva atomicamente o primeiro da lista (SELECT ... FOR UPDATE SKIP LOCKED no MySQL)
Incrementa o contador desse corretor

A operação é atômica: dois leads chegando ao mesmo tempo nunca atribuem pro mesmo corretor. E como a ordenação é dinâmica, se um corretor ficar indisponível, o sistema ajusta automaticamente sem precisar reconfigurar nada.

Resultado: distribuição perfeitamente equilibrada ao longo do tempo, sem gestor precisando intervir.

Edge cases que o sistema cobre

Operação real tem férias, atestados, dias de folga, corretor em campo o dia todo, novo contratado entrando. Cada um desses cenários quebra a distribuição ingênua. O Pyrgos tem mecânicas pra cada:

Corretor marcado como indisponível (IsAvailable=false): sai automaticamente da rotação. Nenhum lead novo é atribuído. Os leads antigos continuam atribuídos a ele e podem ser reassignados manualmente.

Corretor volta da indisponibilidade: quando reativado, o contador LeadsAssigned é resetado pro mínimo atual do time. Sem isso, quem volta de 2 semanas de férias pegaria 30 leads de uma vez como “compensação” — injusto pra ele e ruim pro cliente.

Novo corretor entra: começa com LeadsAssigned = 0 e o algoritmo prioriza ele até equilibrar com o time. Onboarding mais rápido, sem precisar “puxar manualmente” pra ele.

Reassignment manual: o gestor pode mover um lead de um corretor pra outro. O sistema decrementa o contador do origem e incrementa o do destino, mantendo a fairness intacta.

Lead criado com BrokerId explícito (broker capturando direto, sem round-robin): o contador é incrementado mesmo assim. Sem isso, o corretor que captura diretamente “pula a fila” e pega leads adicionais do round-robin pra sempre.

Filtros opcionais: bairro e especialidade

Round-robin global é o default, mas em operações maiores faz sentido segmentar. O Pyrgos suporta dois tipos de filtro:

Por bairro: quando um corretor tem Neighborhoods cadastrado (ex: “Botafogo, Flamengo, Catete”), o lead pode ser roteado preferencialmente pra ele se mencionar essa região. Se nenhum corretor cobre o bairro, fallback global automático.

Por especialidade: corretor focado em comercial vs residencial vs lançamento. O lead com tag de especialidade roteado primeiro pra quem é especialista. Mesma lógica de fallback.

A flag RoutingFallback é gravada no contato quando o fallback foi usado. Isso permite ao gestor ver no dashboard “esse lead era de Botafogo mas ninguém cobre, então caiu no global” — e decidir se vale contratar mais corretor pra essa região.

Métricas pra monitorar fairness

A pergunta natural depois de automatizar é: como sei que está funcionando? O Pyrgos expõe 3 métricas chave:

LeadsAssigned por corretor: quantos leads esse corretor recebeu no período. Espera-se variação <10% entre os corretores ativos no mesmo período.

Taxa de fallback: % de leads que foram pro pool global em vez de filtro de bairro/especialidade. Se >20%, é sinal de que sua cobertura geográfica/temática tem buracos.

Tempo médio até primeiro contato: de quando o lead foi atribuído até o corretor responder. Operações eficientes ficam <30min em horário comercial. Se passar de 2h, vale revisar carga.

Essas métricas aparecem no dashboard do admin e podem ser exportadas. Não é vigilância de produtividade — é informação pra ajustar a operação. Por exemplo, se um corretor tem tempo médio muito alto, talvez ele esteja sobrecarregado em outro front (visitas) e precise sair temporariamente da rotação.

Quando override manual ainda faz sentido

Automação não é dogma. Tem situações onde override manual é a coisa certa:

Lead de relacionamento antigo do gestor (cliente recorrente)
Lead que pediu explicitamente um corretor específico (“quero falar com a Maria”)
Lead VIP com ticket alto que justifica seu corretor mais sênior
Corretor que captou o lead em rede social pessoal (já tem rapport)

Pra esses casos, o gestor faz reassignment manual em 2 cliques no painel. O sistema não impede, só registra a decisão e mantém a fairness contábil ajustando os contadores.

A regra é: default automático, exceções conscientes. Se você está fazendo override em mais de 10% dos leads, o sistema não está configurado direito ou o automatismo não cabe na sua operação.

Automatizar a distribuição de leads não é só sobre eficiência — é sobre eliminar uma fonte de atrito interno que não deveria existir. Junto com a IA conversacional que qualifica leads automaticamente no WhatsApp, o round-robin do Pyrgos forma o backbone do que separa imobiliárias com processo escalável das que ficam reféns do gestor.

Quer ver como ficaria na sua operação? Veja como funciona passo a passo ou agende uma demo no rodapé.